Llevar inventario no es solo “contar cajas”: es saber cuánto dinero tienes parado en anaqueles, qué productos se están perdiendo y qué tanto coincide lo físico con lo que marca tu sistema.
Hacer un inventario de fin de año con ayuda de tu punto de venta te permite arrancar el siguiente año con la casa en orden y tomar mejores decisiones de compra.
1. Antes de contar: prepara tu catálogo en el sistema
Antes de tomar una sola pieza del anaquel, revisa que tu catálogo de productos en el punto de venta esté lo más limpio posible:
- Evita productos duplicados con nombres diferentes.
- Verifica que cada producto tenga una familia o categoría asignada.
- Revisa que las unidades de venta sean correctas (pieza, kilo, paquete, etc.).
Mientras más ordenado esté el catálogo en Tasven, más fácil será cruzar lo que cuentes físicamente con lo que aparece en el sistema.
2. Define qué tipo de inventario vas a hacer
No todos los inventarios son iguales. Para fin de año, normalmente se busca un inventario:
- General: revisas todas las familias y pasillos.
- Por secciones: abarrotes, cremería, botanas, bebidas, etc.
Lo recomendable es hacer un inventario completo al menos una vez al año y, si tu tienda es grande, apoyarte en inventarios parciales (por familia) durante el resto del año.
3. Organiza al equipo y reparte zonas
Un inventario es mucho más rápido cuando:
- Asignas zonas claras a cada persona (por ejemplo, “tú llevas bebidas frías y botanas”).
- Todos siguen la misma forma de contar (de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo).
- Se anotan las cantidades en hojas o directamente en una tableta o lector conectado al sistema.
Si en tu negocio solo son 1 o 2 personas, puedes hacerlo por días: hoy abarrotes secos, mañana cremería, pasado bebidas, etc.
4. Conteo físico paso a paso
A la hora del conteo:
- Recorre el pasillo con calma, revisando frente y fondo del anaquel (muchos productos se “esconden” atrás).
- Anota o captura el código y la cantidad que ves físicamente.
- Marca los productos dañados, vencidos o que ya no piensas vender para revisarlos aparte.
Lo importante es que el conteo físico sea confiable, aunque tarde un poco más. De nada sirve ajustar tu sistema con números incorrectos.
5. Comparar lo físico contra lo que dice el punto de venta
Una vez terminado el conteo, es momento de comparar con tu sistema de punto de venta:
- Genera un reporte de existencias actuales en Tasven.
- Compara producto por producto con las cantidades físicas.
- Identifica diferencias grandes y revisa posibles causas (errores de captura, mermas, robos, etc.).
No te asustes si encuentras variaciones: es normal. Lo importante es tomar nota y corregir para que el inicio del siguiente año arranque “parejo”.
6. Registrar ajustes y mermas en el sistema
Cuando ya sabes qué cantidad real tienes de cada producto:
- Haz los ajustes de inventario necesarios en el sistema.
- Registra como merma los productos dañados, vencidos o que se perdieron.
- Si detectas diferencias que sugieren robo hormiga, revísalo con calma y ajusta procesos.
En Tasven puedes llevar control de entradas, salidas y ajustes de inventario, lo que te ayuda a entender mejor por qué se movieron las existencias.
7. Analiza tus “productos muertos”
El inventario de fin de año es ideal para detectar los famosos productos muertos:
- Productos que casi no se vendieron en todo el año.
- Marcas que ocupan espacio pero no generan utilidad.
- Presentaciones que a tus clientes no les gustan.
Aquí puedes apoyarte en:
- Reportes de productos con baja rotación en tu punto de venta.
- Valor de inventario por producto para ver cuántos pesos tienes “atorados” ahí.
Con esa información puedes decidir qué productos dejar de manejar y sustituirlos por otros que sí se muevan.
8. Usa el inventario de fin de año para planear el siguiente
El inventario no solo sirve para “cuadrar números”. También es una herramienta para planear:
- Qué familias de producto vas a impulsar más el próximo año.
- Con qué proveedores vale la pena seguir y con cuáles no.
- Qué productos puedes incluir en promociones o monedero electrónico para sacarlos más rápido.
Si además revisas tus reportes de ventas (no solo existencias), tendrás una foto clara de qué se vendió, qué no y qué conviene cambiar en tu estrategia.
Checklist rápido para tu inventario de fin de año
- ¿Tu catálogo de productos está limpio y sin duplicados?
- ¿Definiste si el inventario será general o por secciones?
- ¿Asignaste zonas y horarios de conteo al equipo?
- ¿Comparaste existencias físicas contra lo que marca el punto de venta?
- ¿Registraste ajustes y mermas correctamente?
- ¿Identificaste productos muertos y tomaste decisiones sobre ellos?
Si contestas que sí a la mayoría, tu inventario de fin de año no solo te ayudará a “cuadrar” números, sino a arrancar el siguiente año con una tienda más sana.
¿Cómo te ayuda Tasven en el inventario de fin de año?
Tasven Punto de Venta está pensado para que dueños de tiendas, minisúpers y cremerías puedan controlar mejor su inventario sin complicarse:
- Catálogo de productos por familias y unidades (pieza, kilo, paquete).
- Reportes de existencias e inventario por producto y por familia.
- Registro de compras, entradas, salidas y mermas.
- Reportes de productos con baja rotación.
- Cortes de caja y reportes de ventas para cruzar información.
- Licencia de por vida para 1 PC y soporte en México y LATAM.
Si quieres seguir mejorando el control de tu tienda, también puedes leer “Cómo usar los reportes de ventas para decidir qué surtir en tu tienda” donde profundizamos en el tema de compras e inventario.
