La buena noticia es que la mayoría de los problemas se pueden evitar con unos cuantos pasos bien hechos en tu sistema de punto de venta. En esta guía veremos los errores más comunes al cambiar de año y qué puedes hacer para que tu información quede limpia y lista para el siguiente ciclo.
1. No hacer respaldo antes de cerrar el año
El error más grave (y desafortunadamente muy común) es empezar a borrar información, reconfigurar fechas o hacer cambios importantes sin un respaldo reciente de la base de datos de tu punto de venta.
- Si algo sale mal, puedes perder ventas, inventario y reportes de todo el año.
- Corregirlo después puede ser caro y tardado, si es que se puede recuperar.
Antes de cualquier ajuste de fin de año, genera un respaldo completo de tu información y guárdalo en un lugar seguro (de preferencia, también fuera de la computadora principal).
2. No hacer cortes de caja y arqueos completos
Otro error es dejar “abiertos” cortes de caja de los últimos días de diciembre y empezar enero encima de esa información.
- Los reportes de ventas del año quedan incompletos.
- Se mezclan movimientos de efectivo de dos años diferentes.
- Es más difícil detectar diferencias y robo hormiga.
Lo ideal es:
- Realizar un corte de caja por turno y por cajero hasta el último día del año.
- Revisar diferencias y dejar la caja lo más cuadrada posible.
- Iniciar el 1 de enero con un nuevo corte, limpio y separado.
En Tasven Punto de Venta puedes manejar cortes de caja detallados por cajero, lo que facilita detectar cualquier anomalía antes de iniciar el nuevo año.
3. Cambiar precios sin registrar bien las compras
En estas fechas muchos proveedores ajustan precios y es normal actualizar tarifas en el sistema. El error es hacerlo sin haber registrado correctamente las últimas compras del año.
- Tu inventario queda con costos mezclados.
- Los reportes de utilidad por producto se vuelven poco confiables.
Recomendaciones:
- Primero registra todas las entradas de mercancía pendientes.
- Después ajusta los precios de venta que cambiarán para el nuevo año.
- Si tu sistema lo permite, guarda histórico de cambios de precio.
4. No revisar los filtros de fechas en reportes
Parece algo simple, pero pasa mucho: al empezar el año, los reportes siguen filtrando información del periodo anterior y el usuario piensa que “el sistema está mal”.
- Reportes configurados para mostrar solo el año anterior.
- Consultas de ventas que no incluyen los días recientes de enero.
Al cambiar de año:
- Verifica los rango de fechas de tus reportes más usados.
- Guarda, si es posible, reportes “favoritos” para el nuevo año (por ejemplo, del 1 de enero en adelante).
5. Confundir cierre de año contable con borrar información
Algunos usuarios piensan que “cierre de año” significa borrar ventas antiguas o comenzar una base de datos desde cero, ¡y no es así!
- Perderías el histórico de compras y ventas que necesitas para comparar años.
- No podrías analizar crecimiento ni temporadas fuertes.
Lo correcto es:
- Realizar tus cierres contables con reportes del sistema.
- Mantener la base de datos completa, con respaldo por si en un futuro necesitas separarla.
6. No revisar folios de facturación (CFDI) y series
Si emites facturas desde tu punto de venta, el inicio de año es un buen momento para revisar el control de folios y series:
- ¿Tus folios de CFDI 4.0 siguen la secuencia correcta?
- ¿Requieres iniciar una nueva serie o continuar la misma?
- ¿Tu certificado de sello digital (CSD) sigue vigente?
Con un sistema como Tasven, puedes relacionar facturas con tus tickets de venta y llevar mejor control de lo que se factura y lo que se queda solo como nota de venta.
7. Hacer inventario físico “al ahí se va”
El inventario físico de cierre de año es clave, pero muchos negocios lo hacen sin método:
- Se cuenta “por ojo” y sin apoyo del sistema.
- No se registran diferencias adecuadamente.
- No se detectan pérdidas, mermas o robo hormiga.
Buenas prácticas:
- Apóyate en tu punto de venta para imprimir listas por familia o sección.
- Cuenta físicamente y captura ajustes de inventario.
- Genera un reporte de diferencias (lo que el sistema esperaba vs lo que realmente hay).
8. No documentar los pasos que haces cada año
Cada cierre de año es una oportunidad para dejar un procedimiento interno más claro. El error es depender solo de la memoria de una persona.
- Si esa persona falta, el siguiente cierre será más complicado.
- Se repiten errores porque nadie documentó cómo se debían hacer las cosas.
Te recomendamos escribir un pequeño checklist con los pasos clave en tu punto de venta, y actualizarlo cada año según tu experiencia.
Checklist rápido para cambiar de año en tu punto de venta
- ¿Generaste un respaldo completo de tu información?
- ¿Realizaste todos los cortes de caja del año que termina?
- ¿Capturaste todas las compras pendientes antes de ajustar precios?
- ¿Revisaste los filtros de fechas de tus reportes más importantes?
- ¿Confirmaste tu control de folios de facturación y vigencia del CSD?
- ¿Hiciste un inventario físico con apoyo del sistema?
- ¿Tienes documentado tu procedimiento de cierre de año?
Si respondes “sí” a la mayoría, vas por muy buen camino para iniciar el año con tu punto de venta en orden y sin sorpresas.
¿Cómo te ayuda Tasven a tener un cambio de año más ordenado?
Tasven Punto de Venta fue diseñado pensando en la operación diaria de tiendas, abarrotes, cremerías, minisúpers y negocios similares, pero también en momentos clave como el cierre de año:
- Control de cortes de caja por cajero y por turno.
- Manejo de inventario, entradas de mercancía y ajustes.
- Reportes de ventas por producto, familia y periodo.
- Módulo de facturación CFDI 4.0 integrado.
- Licencia de por vida para 1 PC, sin rentas mensuales.
- Soporte técnico en México y LATAM para ayudarte en estas etapas críticas.
Si quieres seguir preparando mejor tu negocio para el nuevo año, también te puede servir el artículo “Cómo usar los reportes de ventas de cierre de año para negociar mejor con tus proveedores” .
