En tiendas de abarrotes, minisúpers, cremerías y similares, es normal tener cierta merma: productos que se rompen, se echan a perder o caducan. Pero cuando eso pasa todos los meses y en grandes cantidades, tus utilidades se van por la coladera sin que te des cuenta.
1. ¿Qué son las mermas y caducidades en tu tienda?
De forma sencilla:
- Merma: producto que se pierde por robo hormiga, roturas, productos abiertos, errores de captura, etc.
- Caducidad: producto que ya pasó su fecha de consumo preferente o caducidad y debe retirarse del anaquel.
En ambos casos, hablamos de dinero que ya invertiste en mercancía y que no regresa en forma de ventas. Por eso es tan importante llevar un control desde tu sistema de punto de venta.
2. Señales de que tienes un problema de mermas y caducidades
Algunas señales típicas que muestran que la situación ya se te está saliendo de control:
- Encuentras productos caducados con frecuencia al hacer recorridos en pasillos.
- Tienes que tirar o rematar cajas completas de ciertos productos cada mes.
- Cuando haces inventario, las existencias físicas no cuadran con lo que dice el sistema o la libreta.
- Hay productos que compraste varias veces, pero no se reflejan en las ventas.
- Notas baja utilidad a pesar de que las ventas en dinero se ven “bien”.
Si te identificas con varias de estas señales, vale la pena poner especial atención a cómo estás registrando y controlando las mermas y caducidades.
3. Cómo te ayuda un punto de venta a detectar mermas
Un punto de venta como Tasven no solo sirve para cobrar; también te permite:
- Dar de alta productos con cantidades, costos y precios definidos.
- Registrar entradas de mercancía cuando compras a tus proveedores.
- Ver existencias teóricas por producto.
Si periódicamente haces un conteo físico y lo comparas con lo que dice el sistema, podrás detectar diferencias. Cuando esas diferencias son constantes y grandes, estás frente a un problema de merma que necesitas atender.
4. Señales concretas dentro de tus reportes
Algunos indicadores dentro de tu sistema de punto de venta que te pueden alertar:
- Productos con ventas muy bajas pero con muchas compras registradas.
- Productos que aparecen con existencias negativas o inconsistentes.
- Familias de productos (por ejemplo, lácteos o embutidos) con ajustes frecuentes en inventario.
En Tasven Punto de Venta puedes revisar reportes de productos más vendidos y de menor rotación, así como existencias, para identificar qué líneas de producto están generando más problemas de merma y caducidad.
5. Caducidades: el problema silencioso
A diferencia del robo hormiga, las caducidades suelen ser un problema silencioso:
- Los productos se quedan olvidados en el anaquel o bodega.
- No se rotan correctamente (lo nuevo se pone adelante, lo viejo atrás).
- Nadie revisa la fecha de caducidad hasta que ya es demasiado tarde.
Aunque tu punto de venta no puede leer las fechas impresas en el envase, sí puede ayudarte a ver productos con baja rotación o que llevan mucho tiempo sin moverse, para que tú tomes acción antes de que caduquen.
6. Primeros pasos para controlar mejor mermas y caducidades
No necesitas cambiar todo de un día para otro. Puedes empezar con estos pasos:
- Registra bien tus compras en el punto de venta. Si la mercancía entra “de palabra” y no en el sistema, nunca sabrás qué tanto deberías tener en existencia.
- Haz un conteo físico de las familias más sensibles. Por ejemplo: lácteos, carnes frías, pan empaquetado, botanas.
- Captura ajustes de inventario por merma. Cuando tires producto, regístralo como salida por merma, en lugar de “desaparecerlo” sin registro.
- Revisa reportes de productos de baja rotación. Detecta qué productos casi no se venden y replantea cuánto compras o si vale la pena seguir manejándolos.
- Implementa una rutina de revisión por fechas. Por ejemplo, una vez por semana, revisa caducidades de ciertos pasillos o familias específicas.
Checklist rápido: ¿cómo vas con tus mermas y caducidades?
- ¿Regresas a tu punto de venta todas las compras que haces a proveedores?
- ¿Cuentas físicamente por lo menos las familias más delicadas de tu inventario?
- ¿Registras las mermas (producto tirado, roto o robado) como salidas en el sistema?
- ¿Sabes cuáles son tus productos de menor rotación según reportes?
- ¿Tienes una rutina fija para revisar fechas de caducidad en anaquel y bodega?
Cada “sí” en esta lista significa más control y menos pérdida; cada “no” es una oportunidad para mejorar apoyándote en tu sistema de punto de venta.
7. Cómo reducir mermas usando Tasven Punto de Venta
Tasven Punto de Venta incluye varias funciones que te ayudan a poner orden en este tema:
- Control de inventario con existencias y valor aproximado, para saber cuánto tienes por familia o producto.
- Registro de compras y entradas de mercancía, para que lo que entra a tu tienda también entre al sistema.
- Posibilidad de ajustes de inventario para registrar mermas y que los números vuelvan a cuadrar.
- Reportes de productos con baja rotación, para tomar decisiones sobre cuánto comprar o si dejar de manejarlos.
- Integración con cortes de caja y permisos por usuario, lo que también ayuda a detectar diferencias por robo hormiga.
Usado de forma constante, tu punto de venta se convierte en una herramienta para cuidar tus utilidades y no solo para cobrar.
¿Cómo empezar a ordenar todo esto en tu tienda?
Si hoy llevas el control en libretas o en Excel, puede parecer mucho trabajo, pero el cambio se puede hacer poco a poco:
- Empieza registrando todas las compras nuevas en Tasven.
- Haz inventario de unas cuantas familias clave cada semana.
- Registra siempre que tires producto o detectes merma.
- Revisa un reporte simple cada fin de semana (por ejemplo, productos de baja rotación).
En pocas semanas empezarás a ver patrones: qué productos pierdes más, qué proveedores te conviene ajustar y qué líneas quizá ya no vale la pena manejar.
Si quieres profundizar más en cómo usar tu sistema para tomar decisiones, también te puede interesar el artículo “Cómo usar los reportes de tu punto de venta para fijar metas de venta semanales” .
