Excel es una herramienta muy usada para controlar el inventario en pequeños y medianos negocios. Es flexible, económica y casi todos la conocen. El problema es que, cuando el negocio crece o hay más de una persona capturando información, Excel puede convertirse en una fuente de errores, pérdidas de tiempo y, en el peor de los casos, de pérdida de dinero.
En este artículo te comparto 7 errores muy comunes al llevar el inventario en Excel y cómo un punto de venta como Tasven puede ayudarte a solucionarlos para tener un control mucho más profesional.
Con Excel es muy fácil que el inventario se quede desfasado: se hacen ventas durante todo el día y, hasta la noche (o al día siguiente), alguien se sienta a registrar los movimientos. Para cuando capturas, ya no coincide nada con lo que ves en los anaqueles.
Con un punto de venta como Tasven, el inventario se actualiza en tiempo real con cada venta, compra, devolución o ajuste. Lo que ves en pantalla es lo que realmente tienes en existencia, sin depender de que alguien “después” capture en una hoja de Excel.
En Excel es típico tener varias hojas ligadas: una para inventario, otra para compras, otra para ventas. Basta que alguien borre una columna, mueva filas o copie y pegue encima de una fórmula para que el archivo empiece a mostrar datos incorrectos sin que te des cuenta.
Tasven ya incluye toda la lógica de inventario, ventas y compras en un sistema protegido. El usuario no puede “romper” fórmulas porque no hay fórmulas visibles: solo usa las pantallas de captura y consulta. Así, evitas errores por cambios accidentales en hojas de cálculo.
Seguro te ha pasado: Inventario-final.xlsx, inventario-final-1.xlsx, inventario-final-bueno.xlsx… y al final nadie sabe cuál es el archivo “oficial”. Esto provoca confusiones, registros duplicados y decisiones basadas en información vieja.
Con Tasven Punto de Venta trabajas siempre sobre una sola base de datos. Todos los cajeros y usuarios consultan y actualizan el mismo inventario, por lo que no hay “versiones” diferentes. Lo que ves es la verdad única del sistema.
Excel puede decirte cuántas piezas tienes, pero normalmente no guarda un historial claro de de dónde salió cada movimiento: quién capturó, a qué hora, si fue venta, ajuste, devolución, etc. Esto hace muy difícil investigar diferencias o sospechas de robo hormiga.
Tasven cuenta con un Kardex por producto donde puedes ver todas las entradas y salidas: compras, ventas, ajustes, devoluciones, traspasos… además de reportes de cortes por cajero y movimientos de caja. Así es mucho más sencillo auditar y detectar anomalías.
En Excel se pueden manejar listas de precios, pero cuando quieres agregar precios de mayoreo, promociones por cantidad o descuentos temporales, las fórmulas se complican y se vuelve fácil equivocarse.
En Tasven puedes manejar tres niveles de precio (por ejemplo: público, mayoreo y especial), definir descuentos por porcentaje o por cantidad de productos y aplicar promociones directamente desde la caja. El sistema calcula todo en automático, sin depender de fórmulas escondidas en una hoja de cálculo.
Para responder preguntas como “¿qué producto se vende más?” o “¿en qué estoy ganando más dinero?” desde Excel, muchas veces hay que crear tablas dinámicas o fórmulas avanzadas que no todos dominan. El resultado: se deja de analizar y se toman decisiones a “ojo”.
Tasven genera reportes de ventas por producto, por departamento, por cliente y por periodo, además de reportes de utilidad. Con unos cuantos clics puedes ver tus productos estrella, los que casi no se mueven y las áreas más rentables de tu negocio, sin necesidad de armar reportes complejos en Excel.
En una hoja de Excel cualquiera puede borrar filas, modificar cantidades o cambiar precios sin que sepas quién lo hizo. Esto abre la puerta a errores graves y también a posibles casos de robo hormiga.
En Tasven cada usuario tiene su propio acceso con permisos por módulo. Puedes decidir quién puede ver reportes, quién puede hacer ajustes de inventario, quién puede aplicar descuentos, etc. Además, los cortes de caja por cajero te permiten detectar rápidamente diferencias entre lo que se vendió y lo que hay en efectivo.
No necesariamente. Excel puede ser útil para ciertas tareas puntuales o para negocios muy pequeños que están empezando. El problema es que, conforme crecen las ventas, el número de productos y la cantidad de personas que usan el archivo, los errores se multiplican y se vuelve difícil mantener un control profesional.
Un punto de venta como Tasven está diseñado justamente para eso: ayudarte a controlar inventario, ventas, clientes y compras con procesos claros, reportes listos y menos dependencia de hojas de cálculo frágiles.
Con Tasven Punto de Venta puedes:
Así pasas de tener un inventario “medio confiable” en Excel a un control mucho más sólido y profesional, sin complicarte con fórmulas ni versiones duplicadas de archivos.
Si actualmente llevas tu inventario en Excel y ya sientes que se te sale de las manos, es un buen momento para probar un punto de venta pensado para negocios como el tuyo. Tasven funciona en la gran mayoría de giros: abarrotes, papelerías, ferreterías, tlapalerías, cremerías, jugueterías, boneterías, refaccionarias, mueblerías, tiendas de accesorios para celular, y muchos más.
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